Fachkräftemangel trifft Bürokratie
Verwaltungslast wächst, Fachkräfte fehlen. Routine-Aufgaben fressen die Zeit, die für das Kerngeschäft fehlt. Jede neue Stelle dauert Monate.
Digitalisierung & KI für KMU, Praxen und Kanzleien
Aus Bürokratie wird Zeit.
Aus KI-Chaos wird Plan.
Ich helfe inhabergeführten Unternehmen, Praxen und Kanzleien dabei, Digitalisierung und KI sinnvoll einzusetzen. Vom kostenlosen Erstgespräch über einen festen Workshop-Tag bis zur Umsetzung. Drei klare Schritte, jeder einzeln entschieden.
Was KMU heute beschäftigt
Drei Themen,
die jeden
Inhaber treffen.
Schatten-KI ist längst im Haus
Ihre Mitarbeitenden nutzen ChatGPT, Copilot und Co. längst. Oft mit Firmendaten. Ohne Richtlinie. DSGVO-Risiko und verschenktes Potenzial in einem.
KI verspricht viel. Liefert im KMU oft wenig.
Marketing-Versprechen vs. Realität: Die meisten KMU finden keinen Einstieg, der wirklich Stunden spart. Das Geld geht in Tools, der Nutzen bleibt aus.
So läuft das ab
Drei klare Schritte,
jeder einzeln entschieden.
Vom kostenlosen Erstgespräch über einen festen Workshop-Tag bis zur Umsetzung. Sie entscheiden nach jedem Schritt, ob es weitergeht.
Schritt 01
Erstgespräch
30 Minuten. Kostenfrei. Per Videocall.
0 EUR
Worum es geht
- Wo drückt der Schuh, was ist Ihnen wichtig
- Welche Richtung der Workshop einschlagen sollte
- Klare Empfehlung am Ende, auch ohne Auftrag
Passt, wenn Sie überlegen, wo bei Digitalisierung oder KI anzufangen wäre.
Erstgespräch buchen
Schritt 02
Discover-Workshop
Vorbereitung, Workshop, Report. Alles inklusive.
ab 1890 EUR
Im Workshop-Report
- Ziel und Scope aus dem Erstgespräch, zusammengefasst
- IST-Analyse Ihrer aktuellen Prozesse, strukturiert aufgeschlüsselt
- Optimierungs-Cases mit RICE-Priorisierung (Reach, Impact, Confidence, Effort)
- Aufwand- und Nutzen-Einschätzung pro Case mit klarer Empfehlung
- Zusammenfassung und Kurz-Framing für eine mögliche Projektfolge
Mein Aufwand
- 2 h Vorbereitung anhand Ihrer Erstgespräch-Notizen
- 4 h Workshop vor Ort oder online
- 4 h Nachbereitung mit strukturiertem Report
Bedarfsindividuell: prozessorientiert, KI-fokussiert oder Mischform. Je nachdem, was im Erstgespräch herauskommt.
Workshop anfragen
Schritt 03 · optional
Umsetzung
Projektbasierter Festpreis. Mit Implementation-Partner.
individuell
Wenn Sie sich nach dem Workshop dafür entscheiden
- Verbindliches Festpreis-Angebot vor Projektstart, kein Stunden-Roulette
- Steuerung und Umsetzung durch Hermann Consult, ich bleibe als Kommunikations- und Eskalationscoach an Bord
- Tool-Auswahl, Einrichtung, Team-Schulung und 30 Tage Nachsorge nach Go-Live
- Hosting nach Wahl: on premise oder in EU-Cloud, immer DSGVO-konform
Optional: Sie können nach dem Workshop auch jeden anderen Umsetzer wählen. Der Workshop-Report ist Ihrer.
Mehr erfahrenLaufende Begleitung als Monatspaket auf Anfrage.
So sieht das in der Praxis aus
Drei Digitalisierungs-
Beispiele aus der Praxis.
Anwendungsbeispiele aus typischen KMU-Szenarien. Branchen aus meinem Beratungs-Schwerpunkt: Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe.
Mandantenakten zentral und sofort auffindbar
Ausgangslage
Mandantenunterlagen verteilt über E-Mail, Papier und ein altes DMS. Lange Suchzeiten pro Vorgang. ChatGPT wird vom Team bereits genutzt, ohne Richtlinie und ohne Freigabe-Prozess.
Vorgehensweise
Audit mit KI-Inventur, dann Sprint: modernes DMS, Migration aktiver Mandate, eine KI-Richtlinie für das Team, ein geprüfter Use-Case für die Dokumenten-Vorklassifikation.
Erwartbarer Effekt
Deutlich kürzere Suchzeiten pro Vorgang. Spürbare Verwaltungsentlastung pro Woche. DSGVO-konform geregelter KI-Einsatz statt ungesteuerter Schatten-Nutzung.
Terminvergabe ohne Dauer-Telefon
Ausgangslage
Die MFA verbringt einen Großteil des Tages am Telefon. Doppelte Termine, mündliche Verschiebungen. Personalsuche seit Monaten erfolglos.
Vorgehensweise
Workshop und Sprint: Online-Terminvergabe mit Anbindung an die Praxisverwaltung, automatisierte Erinnerungs-SMS, klare Team-Regeln für die Terminbuchung.
Erwartbarer Effekt
Telefonzeit deutlich reduziert. Mehr Zeit für Patientenbetreuung. No-Shows spürbar weniger durch automatische Erinnerungen.
Vom Aufmaß zur Rechnung ohne Medienbruch
Ausgangslage
Aufmaß auf Papier, Übertragung im Büro, Angebot, Rechnung. Mehrere Medienbrüche pro Auftrag. Durchlaufzeit vom Aufmaß bis zur Rechnung mehrere Tage.
Vorgehensweise
Audit und Sprint: Tablet-basierte Aufmaß-App, Anbindung an die Buchhaltung, Vorlagen für die häufigsten Auftragsarten. KI für die Texterstellung in Angeboten.
Erwartbarer Effekt
Angebot raus am Tag des Aufmaßes statt nach mehreren Tagen. Rechnungsdurchlaufzeit deutlich verkürzt. Weniger Verwaltungsaufwand pro Auftrag.
Was uns unterscheidet
KIVADO
vs. klassische Beratung.
Thema
KIVADO
Klassisch
Hintergrund
✓ Praxis (Klinik), IT-Führung, systemische Methodik
Meist nur eine Disziplin, oft branchenfremd
Abrechnung
✓ Festpreis pro Paket
Tagessatz, offene Laufzeit
Ansprechpartner
✓ Eine Person, durchgängig
Partner verkauft, Junior macht
Empfehlungen
✓ Herstellerunabhängig, kein Tool-Verkauf
Oft eigene Lösungen im Portfolio
Umsetzung
✓ Sauber getrennt: Beratung und Implementation
Beratung endet beim Slide-Deck
Start
✓ In zwei Wochen
Sechs bis acht Wochen Vorlauf
Sprache
✓ Klartext, kein Beratungsdeutsch
Frameworks und Buzzwords
Wer die Umsetzung macht
Ein fester
Implementation-Partner.
Strategie und Konzeption laufen über mich. Steuerung und Umsetzung übernimmt Hermann Consult als fester Partner. Ich bleibe als Kommunikations- und Eskalationscoach an Bord, herstellerunabhängig in der Empfehlung.
Implementation-Partner
Hermann Consult & Co. GmbH
Inhabergeführtes Implementations-Team mit Cybersecurity-, Cloud- und DSGVO-Hintergrund. Übernimmt nach dem Workshop Steuerung, Umsetzung, Team-Schulung und Nachsorge. Ich bleibe als Kommunikations- und Eskalationscoach steuernd dabei, mit Provision auf das Projekt.
Das Team
- Geschäftsführung: vormals secunet, langjährige Erfahrung in Cybersecurity und Governance. IHK-Referent, Vorstand der Wirtschaftsjunioren.
- Technische Leitung: Entwicklungserfahrung aus Großprojekten unter anderem für die NBA und Volkswagen.
- DSGVO-Compliance: zertifizierte DSGVO-Auditorin. Compliance-Prüfung direkt im Haus, nicht extern eingekauft.
Was das Team mitbringt
- Cybersecurity- und Cloud-Erfahrung aus regulierten Branchen
- DSGVO-Compliance über interne Auditorin abgesichert
- KI-Schulungen für Ihre Mitarbeitenden, durch IHK-erfahrene Referenten
- Hosting on premise oder in EU-Cloud, je nach Anforderung
Julius Achenbach
Aus Essen, deutschlandweit aktiv
Digitalisierungs- und KI-Berater für KMU
Ihr Ansprechpartner
Pragmatik
schlägt
Beratungsdeutsch.
Hinter KIVADO steht Julius Achenbach mit langjähriger Führungs-, Projektleitungs- und Digitalisierungserfahrung in regulierten Branchen. Stationen: Produktmanagement in der Cybersecurity bei secunet (KRITIS- und BSI-Kontext) und Head of Products bei einem pan-europäischen Cloud-Provider in 15 Märkten (group.one). Davor klinische Praxis am Universitätsklinikum Essen. Aus Essen heraus deutschlandweit aktiv.
Drei Hintergründe in einer Beratung: klinische Praxis aus der Maximalversorgung, IT- und Cloud-Führung in regulierten Umgebungen, dazu systemische Beratung und Arbeitspsychologie. Ich kenne die Innenperspektive einer Praxis genauso wie die Architektur einer Cloud-Plattform und plane Digitalisierung mit dem Faktor Mensch, nicht an ihm vorbei.
Die meisten Probleme bei der Digitalisierung sind keine Tech-Probleme, sondern Klarheitsprobleme.
Wer Prozesse vorher versteht, digitalisiert sie nachher schneller. Wer zuerst Tools kauft, kauft meistens das falsche. Wer KI ohne Plan einführt, importiert sich Risiken statt Effizienz. Ich empfehle Lösungen, die wirklich passen, ich verkaufe keine. Die Umsetzung läuft durch Hermann Consult, dadurch bleibt meine Beratung herstellerunabhängig.
Regulatorische Konformität ist Grundeinstellung: DSGVO, Datenschutz und Compliance-Anforderungen sind bei jedem Schritt mitgedacht, nicht nachgelagert. Aus dem Cybersecurity- und Cloud-Hintergrund kommt der nüchterne Blick auf Datenflüsse, Auftragsverarbeitung und Schatten-IT.
Diskretion ist Standard. Inhalte aus Gesprächen, Audits oder Workshops werden ohne Ihre ausdrückliche Freigabe nicht geteilt, auch nicht als Referenz auf dieser Seite.
Häufige Fragen zur Digitalisierungs- und KI-Beratung
Bevor wir
reden.
Was kostet das?
Das Erstgespräch ist kostenfrei. Der Discover-Workshop kostet einen Festpreis ab 1890 EUR zzgl. USt. Eine eventuelle Umsetzung wird nach dem Workshop projektbezogen kalkuliert, immer als Festpreis im Vorhinein, nie als offenes Stundenhonorar.
Warum machen Sie die Umsetzung nicht selbst?
Klare Aufgabenteilung: Strategie und Konzeption übernehme ich, Steuerung und Umsetzung laufen durch Hermann Consult als festem Implementation-Partner. Ich bleibe als Kommunikations- und Eskalationscoach an Bord. Hermann Consult bringt Cybersecurity-, Cloud- und DSGVO-Erfahrung mit, dazu KI-Schulungen für Ihr Team. Hosting nach Wahl: on premise oder in EU-Cloud, immer DSGVO-konform.
Wie gehen Sie mit Schatten-KI im Unternehmen um?
Wir starten mit einer KI-Inventur: welche Tools nutzen Mitarbeitende aktuell, welche Daten gehen darüber, wo liegt das DSGVO-Risiko. Daraus entsteht eine pragmatische KI-Richtlinie und ein erster freigegebener KI-Use-Case, der wirklich Stunden spart.
Wie schnell können wir mit der Digitalisierung starten?
In der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem Erstgespräch. Workshops oft auch kurzfristiger.
Wie diskret arbeiten Sie?
Strikte Vertraulichkeit ist Standard. Bei Bedarf wird Ihre NDA unterzeichnet. Referenzen werden nur mit Ihrer Einwilligung genannt.
Was passiert, wenn das Erstgespräch nicht passt?
Dann passt es nicht. Keine weiteren Verpflichtungen, kein Nachfass-Druck, keine Newsletter-Eintragung.